Event Manager

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Event Manager, Evénementiel

A propos d'Exotrail

Animée par l’ambition de repousser les frontières du spatial, Exotrail est une scale-up du New Space fondée en 2017, avec une mission claire : rendre la mobilité spatiale accessible à l’échelle mondiale.

Nous concevons, développons et opérons des solutions de services en orbite ainsi que des moteurs de propulsion dédiés aux petits satellites, au cœur des technologies spatiales les plus avancées.

À la croisée du spatial et du digital, Exotrail se distingue par son agilité, son orientation client et son esprit entrepreneurial. Nous évoluons dans un environnement innovant où la prise de risques maîtrisée est un levier pour repousser les limites du modèle spatial traditionnel et créer des solutions inédites.

Forte de sa culture d’innovation et de son ADN de pionnier, Exotrail entre aujourd’hui dans une nouvelle phase : bâtir une entreprise industrielle ambitieuse, capable de transformer durablement le secteur spatial.

Job Description

Nous recherchons un(e) Event Manager pour rejoindre nos équipes à Toulouse (31) ou Massy (91).

Rattaché(e) à la Directrice Communication ainsi qu’au Chief Public Affairs and Communication Officer, vous évoluerez en étroite collaboration avec le Graphic Manager et la chargée de communication, ainsi qu’avec les équipes Sales, Produit, Affaires Publiques, RH et Office Management afin de concevoir, coordonner et assurer la réussite des événements internes et externes de l’entreprise.

Véritable chef d’orchestre, vous piloterez l’ensemble des opérations événementielles, en garantissant la cohérence de marque, la qualité d’exécution et l’impact des événements organisés en France comme à l’international.

Vos missions :

Événementiel externe :

- Piloter l’organisation logistique des événements B2B : choix des lieux, gestion des transports, hébergements, restauration et matériels nécessaires.

- Gérer les prestataires et les partenaires externes (traiteurs, logisticiens, organisateurs de conférences, fournisseurs), ainsi que le suivi des contrats, devis, factures et documents administratifs associés.

- Assurer le suivi des plannings et checklists afin de garantir le respect des délais et la bonne exécution des événements.

- Coordonner les supports visuels et éléments de communication en lien avec le Graphic Manager.

- Gérer les partenariats et les sponsors liés aux événements.

- Être présent(e) sur certains événements pour assurer leur bon déroulement opérationnel, avec une flexibilité pour des déplacements internationaux.

- Superviser la mise en œuvre des événements à l’international en veillant au respect des objectifs, des standards et des guidelines de marque.

- Adapter les dispositifs logistiques en fonction des spécificités locales et des différents sites de l’entreprise (U.S., Toulouse, Massy).

- Garantir la conformité réglementaire des événements : assurances, autorisations, permis et obligations administratives.

Événementiel interne :

- Piloter l’organisation logistique des événements liés à la vie de l’entreprise, notamment les événements internes récurrents., avec quelques déplacements ponctuels à Massy ou Toulouse selon le lieu d’exercice.

- Déployer ces événements dans le respect des budgets définis par la Direction.

- Contribuer à maintenir une dynamique événementielle fédératrice sur l’ensemble des sites, en collaboration avec les autres membres de l’équipe communication.

Communication & coordination :

- Assurer la coordination entre les différentes équipes internes et les partenaires externes impliqués dans les événements.

- Collecter les contenus et les éléments nécessaires à la communication post-événement sur les réseaux sociaux et supports internes.

- Veiller à la cohérence des déplacements et des besoins événementiels dans le respect des politiques internes.

- Piloter la gestion du merchandising et des objets promotionnels en liaison avec le Graphic Manager, selon le lieu d’exercice.

- Assister l’équipe RH sur les éléments communication liés à l’onboarding ( welcome kit, photo d’accueil )

Suivi & analyse post-événement :

- Réaliser les bilans post-événement afin d’identifier les réussites et axes d’amélioration.

- Collecter les retours des participants, rédiger et diffuser des rapports de synthèse.

- Constituer et maintenir une base de données fournisseurs et hébergements afin d’optimiser les futures opérations événementielles.

Profil recherché

- Bac +2 minimum en communication, événementiel, tourisme ou information-communication (BTS, DUT/BUT ou équivalent).

- Première expérience significative en gestion de projets événementiels, idéalement dans un environnement B2B, technologique ou international.

- Expérience dans la coordination de prestataires et la gestion logistique d’événements.

- Bonne maîtrise des outils bureautiques.

- Anglais courant indispensable, à l’écrit comme à l’oral.

Compétences Techniques :

- Rigueur, organisation, capacité à planifier, prioriser et gérer plusieurs projets simultanément.

- Bonne compréhension des enjeux opérationnels et logistiques liés à l’événementiel.

- Maîtrise du suivi administratif : devis, contrats, factures, reporting.

- Sensibilité à l’image de marque et à la qualité d’exécution.

Compétences comportementales :

- Excellentes capacités d’organisation et de coordination.

- Sens du service et souci du détail.

- Réactivité et capacité à gérer les imprévus rapidement.

- Souplesse et adaptabilité dans un environnement dynamique.

- Excellentes qualités relationnelles et esprit d’équipe.

- Autonomie et proactivité.

- Capacité à évoluer dans un environnement international et en forte croissance.

Notre process de recrutement

Nous nous engageons à recruter les bonnes personnes pour le bon poste, indépendamment de vos antécédents privés.

Nous nous rencontrons plusieurs fois afin de vous donner une meilleure idée d’une expérience professionnelle chez Exotrail :

1. Entretien par appel vidéo avec notre Talent Acquisition Team : vous découvrirez votre environnement de travail et en apprendrez davantage sur notre culture.

2. Entretien de présentation du poste avec votre futur manager : vous en apprendrez plus sur le poste et les qualifications requises.

3. Entretien approfondi avec votre futur manager et des membres de l’équipe Communication. Des cas pratiques ou mises en situation pourront vous être proposés.

4. Entretien final avec la Directrice Communication et le Chief of Staff & VP Public Affairs.